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知识管理离不开电子文档
作者:佚名 日期:2001-6-27 字体:[大] [中] [小]
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知识管理的基本思路是通过对计算机软硬件和网络等先进信息技术的应用,有效地管理和利用存在于单位中各个角落以及员工头脑中的信息,从而构建学习型组织,确保整个单位及其内部的各个成员持续不断地学习和进步,并充分发挥每一位员工的能力与价值,从而保持单位拥有长盛不衰的生命力与竞争力。
知识管理的内容
知识管理的核心是对知识的挖掘、管理与利用。一般而言,单位中的知识分为结构化知识和非结构化知识。结构化知识是在历史活动中积淀下来的、以纸张、电子、音像等形式储存的有形知识,非结构化知识是存在于员工头脑中的无形的知识。结构化知识与非结构化知识之间存在着一种动态且相互促进和不断提高的螺旋式互动关系:通过工作,员工头脑中的一部分非结构化知识会以报告、程序等形式转化成为可以在单位内部加以保存的结构化知识;而员工通过培训、阅读材料等形式吸收了单位内保存的各种结构化知识之后,又会将其转化成为自己头脑中的专业知识(非结构化知识)。经过这样的不断互动之后,单位的结构化知识会不断丰富,员工头脑中的专业知识也会不断提高,从而整个单位的知识水平也不断得到提升。
当然,上述结构化知识与非结构化知识之间的互动关系是知识管理的理想状态,现实中对非结构化知识的管理与利用是一项巨大的挑战,短期内不可能实现。因此,在知识管理的初始阶段,对结构化知识的管理是其核心。
存在于各种单位中的结构化知识一般包括资料、信息和知识三个层次,其中数量最大的是没有经过加工的原始资料;其次是在这些资料的基础上进行归类、整理和分析等加工而成的信息,这些信息对公司的决策与运作具有重要的参考意义;数量最少但价值最大的是经过深入分析和挖掘的对决策具有直接参考乃至指导意义的知识。
基于上述三个层次的划分,对结构化知识的管理一般也包括三个阶段:
第一步,资料管理。对存在于各个角落的纷繁、杂乱、无序的大量资料进行科学的整理、分类,并进行集中、有序的管理,构建覆盖单位运作各个层面的资料信息库,为知识管理提供前提与基础。
第二步,建设资料分析与信息挖掘队伍,从已经构建的资料信息库中挖掘出对公司运作和决策具有参考意义的有价值的信息。
第三步,提升本单位的知识挖掘与管理能力,将已经从 资料信息库中获取的各种有价值的信息进行进一步分析和过滤,形成真正意义上的知识。
上述三个阶段中的第一个阶段是实施其他两个阶段的前提与基础,也是实现整个知识管理的前提与基础。
电子文档管理——知识管理的前提
根据前面的论述,知识管理初始阶段的重点是对结构化知识的管理与利用,而结构化知识管理的第一步是资料与信息的管理,因此资料信息管理是实现知识管理的前提与基础。那么,怎样实现对资料与信息的有效管理呢?目前在西方发达国家已经得到了广泛应用而在我国才刚刚兴起的电子文档管理系统就是帮助各种单位实施资料与信息管理的重要手段。
应用电子文档管理系统,企业可以迅速地将存在于各个角落的大量杂乱无章的信息进行科学、集中的分类、存储、管理与共享,构建起实施信息化建设所必须的资料信息库。对于那些以纸张等传统物理形式存在的资料,电子文档管理系统也可以通过扫描、数码摄入等途径将其转化成为电子形式进行科学、集中的分类、存储、管理与共享。这样经过分类和整理以后的大量资料,将成为今后进行信息分析和知识挖掘的重要基础。
除了对现有资料进行分类、存储、管理和利用外,电子文档管理系统还可以通过其文档流程管理功能对新文档资料的起草、审核、审批、签发等全过程进行高效、有序的管理。利用信息分析模块,电子文档管理系统还能够初步实现对既有文档资料进行分析与管理的功能。以此为基础,电子文档还可以进一步扩展其在信息分析、信息挖掘和知识挖掘等方面的功能,逐步发展成为完整的知识管理解决方案。
因此,电子文档管理系统是实现知识管理的前提与基础,而知识管理则是电子文档管理的发展方向。这就是二者的基本关系。